【Excelの小技(初級編)】便利なショートカットキーと関数を解説!

「仕事でExcelをよく使うけど、なかなかスムーズに操作ができない」、「時間がかかってしまう」などのお悩みはありませんか?この記事は特にExcel使用の初心者の方向けにショートカットキーと関数をご紹介します。

この記事を読んでほしい方

  • Excelを上手に使用できない方
  • Excelの操作に時間がかかる方

この記事を読んでいただくとできるようになること

  • Excelの操作の時間を短縮することができる
  • 関数を理解しより本格的な操作をすることができる

Excelの基礎を学ぶ前に知っておきたい言葉

ショートカットキーとは?

ショートカットキーとは、パソコンのキーボード上の複数のキーを同時に押すことで、決められた昨日を実行することができるという操作です。Excelでのみ有効なキーもありますが、Excel以外のパソコン操作でも使用可能です。

ショートカットキーを使用することで、本来マウスを使う必要がある操作や、時間がかかる操作を一瞬で終えることができます。すべてのショートカットキーを覚えることは大変ですが、使用頻度が高い一部物だけでも使うことができると操作の速さがぐっとあがります。

関数とは?

関数はExcel以外にも数学などでも用いられます。ここではExcelの関数について解説します。Excelの関数は目的の計算をするためにあらかじめ用意されている数式のことを言います。

演算子だけで計算を行うのは大変ですし、セルごとに入力されている数字をひとつずつ計算していくのも大変手間がかかります。そんなときに便利なのが関数です。関数を使えば算出方法が分からないような複雑な計算も簡単に行うことができます。

またExcelの関数は下記のような形になっています

=関数名(引数)

引数の中には計算に必要な値が入ります。ひとつだけということもありますし、複数あることもあります。複数あり連続するセルの値であれば「A1:A5」と言ったような形で指定も可能です。

行と列とは?

Excelには行と列という2つの概念があります。簡単に言うと行が横方向の並び、列が縦方向の並びです。1、2、3、4と数字で書かれている方が「行」で1列目、2列目と呼びます。また、A、B、C、Dと書いてあるほうが「列」でA列、B列と呼びます。

ワークシートとは?

ワークシートとはExcelで作業をするシートのことです。ここに行と列があり、セルがあるためデータを入力することができます。エクセルのファイル自体はブックといい、このブックの中にあるのがワークシートです。ワークシートは必要に応じて増やすことも可能です。

セルとは?

セルとは列と行が交差するマス目の一つひとつのことです。実際にデータを入れていく部分で、データ入力の際に使う最も小さな範囲でもあります。

覚えておきたいショートカットキー

絶対に覚えておきたい基本のショートカットキー

かならず知っておきたいショートカットキーは以下の通りです。

ショートカットキー できること
Ctrl+C 選択した箇所をコピー
Ctrl+V 切り取りやコピーした内容をペースト
Ctrl+S 作業中のファイルを上書き保存する
Ctrl+Z 直前のコマンド・操作を元に戻す
Ctrl+P 「印刷」ダイアログボックスを表示
Alt+4 Excelを終了させる
Ctrl+A 全てのセルを選択

ワンランクアップしたいなら知っておきたいショートカットキー

こちらは少し覚えるのは大変ですが、知っているとワンランクアップできるショートカットキーです。完全に覚える必要はありませんので、「こんなのあったな」くらいに考えておけば、使用する際に調べて使うことができます。

ショートカットキー できること
Tab シート内の右にあるセルに移動
Shift+Tab シート内の左(前)にあるセルに移動
Ctrl+Home ワークシートの先頭に移動
Ctrl+End ワークシートの最後のセルに移動
Ctrl(command)+A ワークシート全体を選択
Ctrl(control)+Space 列全体を選択
Shift+Space 行全体を選択
Ctrl(command)+F6 複数のブックが開いているとき、次のブックへ移動
Ctrl(command)+Shift++ 選択した行や列を挿入
Ctrl(command)+- 選択範囲を削除
Ctrl(command)+9or0 選択した行もしくは列を非表示
Ctrl(command)+Shift++ 選択した行や列を挿入
Ctrl(command)+- 選択範囲を削除
Ctrl(command)+9または0 選択した行もしくは列を非表示

ファンクションキーを押すとできること

「F〇」〇の部分に1~12までの数字が入るファンクションキーです。あまり使用しないという人もいると思いますが、じつは便利なキーです。Excelではこれらのキーを打つだけで以下のような操作が可能です。

ファンクションキー できること
F1 「ヘルプ」ウィンドウの表示
F2 ファイル名の変更
F3 ファイルまたはフォルダの検索
F4 マイコンピュータまたはエクスプローラーでアドレスバーの一覧を表示
F5 ページの更新
F6 文字入力を平仮名にする
F7 文字入力を全角カタカナにする
F8 文字入力を半角カタカナにする
F9 文字入力を全角アルファベットにする
F10 文字入力を半角アルファベットにする
F11 全画面表示
F12 名前を付けて保存

知っておきたい関数

最低限知っておきたい6つの関数についてまとめました。使い方も含めて解説していきます。

関数 できること
SUM関数 数値を合計する
SUMIF関数 指定した条件に合った数値を合計する
COUNT関数 値の個数を求める
COUNTIF関数 条件に合ったデータの個数を求める
AVERAGE関数 平均を求める
IF関数 指定した条件に合った値を表示する

【SUM関数】合計を求めることができる

SUM関数の式は以下の通りです。

=SUM(範囲)

詳しい操作方法について写真を使ってご紹介します。

例として、下記のB3からB9の値の合計を求める方法をご紹介します。

この場合、合計の数を出力したいセルに「=SUM(B3:B9) 」と入力します。B3:B9の部分は該当する求めたい範囲を複数選択することでも入力が可能です。この式を入力することで自動的に合計の計算をExcelがしてくれます。

【SUMIF関数】指定した条件に合った数値を合計する

SUMIF(サムイフ)関数はSUMの応用版というべき内容です。検索範囲で検索条件と一致する行の合計範囲の値を合計します。この条件は値として示すことができれば何でもよく、数字だけでなく感じでも可能です。

=SUMIF(検索範囲,検索条件,合計範囲)

一つ例題を用意しました。名前、年齢、得点が書かれたシートの中から、年齢で判断をし得点を合計するという内容です。20歳以上の人のテストの点数の合計を出す方法です。

この場合は「=SUMIF(B2:B5,”>=20″,C2:C5)」と入力すると求めることができます。「B2:B5」が条件を判断する範囲、「C2:C5」が実際に使用する数字の範囲で、「”>=20″」が条件の範囲となります。この条件の範囲は数字のみでもダブルクォーテーション(” ”)で囲むことを忘れないでください。

【COUNT関数】値の個数を求める

COUNT(カウント)関数は数値データの数を数える関数です。

=COUNT(範囲)

下記の画像の例では、1~10までの連続した数値が入力されたセルの数を数えています。「=COUNT(B1:B10)」と入力すると結果を取得することができます。

【COUNTIF関数】 条件に合ったデータの個数を求める

COUNTIF(カウントイフ)関数は条件に合うセルの数を数える関数です。書き方は以下の通りです。検索条件に文字や式を使う時には「”」(半角の二重引用符)で囲みます。

=COUNTIF(範囲,検索条件)

例として、名前、年齢、得点が書かれたワークシートの中で、得点が80点以上の人数を数えてみましょう。結果を出力したいセルに画像のように「=COUNTIF(C2:C5,”>=80″)」と入力すると答えを出すことができます。

【AVERAGE関数】平均を求める

指定した範囲の平均を求めるAVERAGE関数を見ていきましょう。式は以下の通りとなります。AVERAGE関数の注意点として、セルがゼロ(0)の場合と空白では結果が異なるという点を知っておいてください。ゼロ(0)はデータ数にカウントされますが、空白のセルが選択範囲内にあった場合カウントされずに無視されます。

また、AVERAGE関数で求めた平均値が小数値となる場合はセルの値と表示されている値が異なるケースが多いことにも注意が必要です。

=AVERAGE(範囲)

例として、テスト結果の平均値を求めてみましょう。下記の図ですと、「=AVERAGE(C2:C5)」という式を入力することで、結果を得ることができます。「C2:C5」の範囲は必要に応じて広げたり、データが飛んでいても集計することが可能です。

【IF関数】指定した条件に合った値を表示する

IF(イフ)関数について解説していきます。IF関数では条件判定を行うことができます。

=IF(条件式,値1,値2)

条件式が満たされているとき(真の場合)は値1を表示し、満たされていないとき(偽の場合)は値2を表示します。

例として、テストの結果に対して70点以上であれば合格、それ以下であれば不合格という式を作成してみました。この場合C2のセルには「=IF(B2>=70,”合格”,”不合格”)」が当てはまります。以降のセルもドラックすることで一つずつ式を入力しなくても自動で作成することが可能です。

ショートカットキーと関数について知っておきたいこと

Mac版ExcelのショートカットキーはWindows版とは異なるの?

Mac版のExcelではこの記事でご紹介したショートカットキーをそのまま使うことは出来ません。これは、MacとWindowsでキーボードの構成が異なるからです。MacにはAltキーが存在しません。Macでのショートカットキーについても後日記事にしたいと思っています。

Altキーの意味

Excelでのショートカットキーとして知っておきたいのがAltキーの存在です。

Altキーを押すと下記のような表示になります。

小さな文字や数字が出ていますがこれはキーヒントと言います。たとえばAltキーを押してからFボタンを押すとファイルタブを開くことができます。このように見た目で分かりやすく且つ、キーボードで入力ができますので、初心者でも手軽に無駄な操作を省くことに役立ちます。

まとめ

この記事ではExcelの初心者に知ってほしいショートカットキーと関数について解説しました。特に覚えていただきたいショートカットキーと関数は以下の通りです。

ショートカットキー できること
Ctrl+C 選択した箇所をコピー
Ctrl+V 切り取りやコピーした内容をペースト
Ctrl+S 作業中のファイルを上書き保存する
Ctrl+Z 直前のコマンド・操作を元に戻す
Ctrl+P 「印刷」ダイアログボックスを表示
Alt+4 Excelを終了させる
Ctrl+A 全てのセルを選択
関数 できること
SUM関数 数値を合計する
SUMIF関数 指定した条件に合った数値を合計する
COUNT関数 値の個数を求める
COUNTIF関数 条件に合ったデータの個数を求める
AVERAGE関数 平均を求める
IF関数 指定した条件に合った値を表示する

まだまだこのほかにもExcelで知っておきたい小技はたくさんありますので、また解説していきたいと思います。

この記事があなたのITライフのお役に立てれば幸いです。

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