Web会議のツール4つを比較！選び方もご紹介します

コロナウイルスの影響により、緊急事態宣言が3月まで延長されるなど、日常生活への影響は続いていますね。影響が一番大きいのはやはり仕事ではないでしょうか。政府からもテレワークの推進が推奨されている昨今、在宅での仕事が増えたという方も多いのではないでしょうか。

在宅ワークで一番困るのは、コミュニケーションをどうやって取るかですよね。この記事では、在宅ワークでの会議の強い味方であるWeb会議のツールやその特徴や選び方をご紹介します。

ぜひ、快適な在宅ワークの参考にしてください。

Web会議とは何？

Web会議とは音声やビデオのインターネット通信を通じて、遠隔でコミュニケーションや対話を行うことです。お互いの動画を共有できるだけでなく、ファイルの送受信やチャット機能などが付いたツールも多くあります。昨今の時世のような簡単に集まることができない、外出がなかなかできないというときだけでなく、遠方にいたり、なかなか外出して時間を取ることができないような相手と簡単にコミュニケーションをとることができます。

Web会議にはカメラとマイク機能がついたパソコン・タブレット・スマホなどの端末とインターネットが必要となります。実際にやり取りを行うツールはブラウザ型のものやアプリ型のものなどがあり、無料で使用できるものも多くあります。

【会議以外も！】Web会議ツールの活用例

Web会議ツールは「会議」以外にももちろん使用することができます。どのような活用例があるか見ていきましょう。

訪問しなくても営業ができる

コロナウイルスの関連もあり、なかなか客先へ営業をしにくいという企業が増えているのではないでしょうか。そんな方にもWeb会議ツールを利用しての営業をおすすめします。Web会議ツールを使用することで、営業マン、顧客のどちらも移動の時間や費用を削減でできるだけではなく、自宅や自社で話をするのでリラックスして臨むことができます。また、予定が押して待たせてしまうという可能性も軽減できるというメリットもあります。

Web面接

企業の面接もなかなか大勢を一度に集めたり、知らない人を自社に招くというのはハードルが高いのでないかと思います。そんなとき、面接もWebでできると非常に便利です。こちらの面接を受ける側の準備などの負担を減らすことができるというメリットがあります。

Web説明会・セミナー

説明会やセミナーなども人を多く集めて行うことですので、Webでできれば便利です。強制はできませんが、カメラを使って顔出しで参加を依頼することもできますし、マイクを使うことで双方向でのやり取りが可能ですので、実際の説明会やセミナーと同じように進めることができます。開催する側も会場の費用が必要なくなるというメリットがあります。

在宅での飲み会や軽い集まり

Web会議ツールは何も固い議題が必要だったり、企業でしか使えないということはありません。2020年は「宅飲み」という言葉が流行しました。Web会議ツールを使用することで、飲み会の費用を削減しながら自宅で集まりをすることが可能です。

Web会議のメリット

Web会議のメリットを確認しておきましょう。

離れていても簡単に、どこにいても会議を行える

Web会議はネットさえ使える場所ならばどんなところにいても会議を行うことが可能です。海外など、実際に会うことが難しい方とも簡単に話をできるというのが一番のメリットといえます。

交通費や移動時間を減らすことができる

Web会議ツールを使用することで、お互いに場所を決めて会う場合に比べて、交通費や移動時間を減らすことができます。また、会議の場所代、喫茶店代などもかかりません。よく場所を押さえて人と会うという方には大きなメリットといえます。

「他人と会えない事情」があっても大丈夫

現在のように「人と関わって感染するウイルスが流行っている」状態はWeb会議ツールがかなり役に立つときです。実際にウイルスにかかっていなくても、濃厚接触者になってしまったなどで自宅待機を余儀なくされている方もいるでしょう。そういった方は外に出て他人に会うことは難しいですが、Webを通してであらばいくらでも接触が可能です。

Web会議のデメリット

Web会議にはデメリットもありますので、使用する前にぜひ確認しておいてください。

コストがかかることもある

Web会議ツールは無料でも使用できるものもありますが、無料で使用できる範囲が決まっているというものもあります。例えば一回に接続できる人数や時間が制限されているなどがそれにあたります。完全無料がいいか、コストがかかっても快適に使いたいかなども含めて自分にあったツールを選びましょう。

インターネット環境がないと参加できない

Web会議は当たり前ですが、インターネット環境がないと使用ができません。一番注意していただきたいのが、スマートホンの回線しかない方です。Web会議は動画を共有しますので、かなりのデータ量が必要となります。ですので、契約しているデータ量に制限があるという方がWeb会議に参加する場合は、容量が本当に足りるのか注意が必要となります。

できれば、無制限でデータを使用できる環境、Wi-Fiの環境を整えることをおすすめします。

インターネットなどの知識がない人は参加が難しい

Web会議ツールの使用はパソコンやスマートホンを普段から使い慣れている人であれば難しくないでしょう。しかし、そうでない方にとってはハードルが高いかも知れません。会議の中にそういった方がいらっしゃる場合は開催が難しいかもしれません。対策としては、詳しい方が使用方法を教えるなどがあります。

また、「会議は実際にあって行ったほうがスムーズだ」という意見もあるかもしれません。

Web会議ツールの選び方

Web会議ツールの選び方についてご紹介します。

金額

Webツールには料金がかかるものとかからないものがあります。完全無料で使用できるか、お金が必要な場合は課金の方法などを確認しましょう。

参加可能な人数や時間に制限がないか

Web会議ツールは回線などの関係で有料無料に問わず人数制限や時間制限が存在します。例えばzoomでもアカウントに応じて参加可能な人数が100~1000人と決められています。決められた人数や時間制限が自分の使用目的にあっているかを確認しておきましょう。

セキュリティ面

Web会議ツールで特に大切な会議を行うという場合はセキュリティ面に配慮したツールを選びましょう。特にWeb会議で気になるのが、外部者の侵入です。コロナ渦以降、話題になりましたね。今は入室にはパスワードが必要というツールが増えているようです。セキュリティ面にも目を向けてツールを選びましょう。

安定した接続が可能か

会議中に音声や動画が途切れたとなっては、会議どころではなくなってしまいますよね。どんな環境下でも安定した接続ができるというのは非常に重要な点といえます。

おすすめのWeb会議ツール4選

おすすめのWeb会議ツールを4つご紹介していきます。

zoom

一番有名なWeb会議ツールは「zoom」ではないでしょうか。アメリカのZoom Video Communications社が提供しているシステムです。URLを共有するだけでWeb会議が可能で、録画や音声をクラウドに記録することができます。

さらに、部屋を見せたくない人向けのバーチャル背景の使用が可能など至れり尽くせりです。Windows、Mac問わずパソコンやスマホなどさまざまなディバイスで使用可能なのも魅力です。

Microsoft Teams

WindowsでおなじみのMicrosoftが運営しているサービスです。チャット・会議・ファイル共有といった機能があり、officeソフトの機能との連携がスムーズなのも特徴です。

Microsoft Teamsの主なプランは以下の通りです。

Google Meet

Googleが運営しているミーティングサービスです。Googleによる高度なセキュリティと無料プランでも100人まで1時間使用できるという点が魅力です。

Google Meetの主なプランは以下の通りです。

Slack

SlackはWeb会議機能以外も充実したビジネスチャットのツールです。無料ビデオ通話と音声通話があり、画面共有も可能です。無料プランでは1対1の通話しかできませんが、有料でしようしたい方は社内でのやり取りが非常に便利なツールといえます。

まとめ

この記事ではおすすめのWeb会議ツールについてまとめました。

どれも無料で使用することができ、それぞれに特色があります。GoogleやMicrosoftからも提供されているので、自分の普段使用しているサービスを元に決めるのも良いかと思います。

この記事があなたのITライフのお役に立てれば幸いです。