【これができれば初心者卒業】Excel中級講座!

仕事はもちろん、私生活でも表を作成したり、情報をまとめたりとさまざまな場面で活用できるのがExcelです。便利ですが、まだまだ使いこなすには程遠いという人も多いのではないでしょうか。この記事では、Excelの初心者を卒業できるレベルの内容に触れつつ、中級の内容にも言及してExcelのレベルを高めるお手伝いをしていきたいと思います。

この記事を読むと分かること

  • どのくらいでExcel初心者卒業なのか
  • Excelの資格について分かる
  • データ整理など初心者から一歩進んだ内容を学習できる

どのくらいできれば初心者といえるの?

Excelの初心者を卒業するのに明確なスキルというのは、残念ながら存在していません。しかし、初歩の初歩といえる操作ができれば初心者ではないといってよいのではないでしょうか。

例えば下記のような内容ができれば初心者レベルです。

  • 用意された表にデータの入力ができる
  • 保存や印刷ができる
  • 四則演算ができる
  • 簡単な表が作成できる
  • SUM関数のような基礎的な関数を使用できる
  • コピー&ペーストなど簡単なショートカットキーが使える

かなり基本的な操作は自分で行うことができ、それ以上の操作は他の人と協力しながら行うというレベルですね。この記事ではここからさらに上の内容ご紹介します。

中級講座:データの整理

Excelの機能の核として、データ整理があります。Excelの機能を使ってデータ整理をすることで、仕事などの効率化が期待できます。

並べ替え機能活用

Excelにはデータを簡単に並び替える機能がついています。今回はデータにフィルターをかけて並び替える方法についてご紹介します。

まず、元となるデータを用意しましょう。この時注意点して、並び替えをしたいデータの横に連続的に他のデータを置かないことです。1セルでいいので間をあけましょう。間をあけないと、他のデータも並び替えしたいデータの一部ととらえられ、一緒に順番を入れ替えてしまいます。今回は例としてテストの点数の一覧を用意しました。

次に並び替えをしたいデータの項目名のところを選択しつつ、編集タブの「並び替えとフィルター」をクリックし、フィルターを選択します。これで、項目全体にフィルターがかかります。この時、例の項目でいうと「国語の点数」を選択していますが、「数学の点数」、「英語の点数」にもフィルターが自動でかかります。

フィルターをかけたら写真の様に▼のマークがそれぞれの項目のところに出ます。この▼印を押すと、昇順、降順どちらで並べるか選ぶことができます。写真は国語の点数で降順で並べています。もちろん、名前・数学の点数・英語の点数も一緒に並べ替えることができます。

条件付き書式を使う

条件付き書式とは、指定した条件に基づいて、当てはまる内容の項目の書式を変更するという設定です。例で挙げているテストの結果の管理であれば、一定以上の点数に達していない場合はセルを赤色にするなどができます。仕事などで、締め切りが近い項目を目立つ色に変更するなど使い勝手のよい設定です。

また、あらかじめ設定をして置くことで、後から他の人がデータを入れた場合に、条件に対応していない入力があれば色を変えるなどの使用も可能です。

さっそくテストの点が70点未満の場合セルを赤文字、明るい色にするという設定をやってみます。

まずは条件付き書式を反映させたい部分、今回の場合で言うと、点数の部分を選択します。

部分選択をしたところで、スタイルタブの「セルの強調表示ルール」を今回は選びます。写真の通り、「値が大きい」「値が小さい」「値が等しい」といったよく使われる条件はあらかじめ用意されています。使用したいルールがない場合は「株下部の新しいルール」からルールを作成する必要があります。

「指定の値より小さい」を選択し、70点未満の場合に色を変えたいので、70と入力します。書式についてもよく使われるものが用意されていますが、「ユーザー設定の書式」からカスタマイズも可能です。

中級講座:表の作成

中級といえるためには、自分で票を作成できるスキルが必要となります。今回はすべての元となるシンプルな表の作り方をご紹介します。この方法を応用して徐々に難しい表を作れるようになりましょう。

1:データを入力する

まず、手元にあるデータを入力していきましょう。

 

2:計算をする、関数を入れる

入力したデータをもとに、必要な計算や関数を入力していきます。詳細は省きますが、今回は合計点を求めるためのSUM関数と、平均点を求めるためのAVERAGE関数を入れました。

3:見た目を整える

表の見た目を整えていきます。2までの部分では、AVERAGE関数を小数点以下何桁まで表示するかを指定していなかったため、最終桁まで表示されていました。最終桁まで必要な場合はこれで完成で結構ですが、表示させたい桁数を指定することができます。数値タブの「→0.00」などと書いてある右下の項目をクリックしてください。1回押すごとに表示桁数を減らすことができます。

平均点の項目小数点以下1桁までに設定しました。これだけでもかなり見た目がすっきりしましたね。

ここからさらに表を整えていきましょう。フォントタブの下の真ん中にある罫線のボタンをクリックします。ここで指定している範囲を下罫線、上罫線、外枠などを指定して線を引くことができます。罫線のスタイルを指定して、手書きのように線を引くことも可能です。

全体の罫線、外枠、項目タブと中身の区切りの部分の線を引きました。線がない場合に比べてしっかりとした表という感じがしますね。表の作成ができれば、Excelをかなり使用できるといって問題ないでしょう。

中級講座:やや応用的な関数

SUM関数やAVERAGE関数など初歩的な関数は使用できる方に向けて、少し進んだ関数をご紹介します。

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数は、表の中から目当てのデータを探すのに役立つ関数です。ビジネスの場面では、商品の品番などを元に商品情報を検索するといった使い方ができます。商品の番号と名前、単価などを紐づけて置くことで、番号のみが分かっている状態でも商品の情報を得ることができます。

例として、パンに番号をつけたものを用意しました。下にある検索する表の左の番号欄に任意の数字を入力することで、それに対応するパンの名前が右側にでてくるという仕組みを作ります。

VLOOKUPの式は下記の通りです。

この式をC12のセルに入力することで検索が可能となります。

=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索の型)

  • 検索値とは、検索の対象の数値のことで、例えば品番「1」の商品を検索したい場合は1と入力しているセルのことです。検索値はセルを指定するか、数字や文字を入力することも可能です。
  • 次の範囲は検索する範囲のことです。引っ張り出したいデータのすべての範囲を選択します。
  • 列番号とは、検索に使う値が表の何列目に表示されているかを指定します。
  • 検索の型はTrueとFlaseの2種類があり、省略した場合はTrueとなります。Trueは近似値一致、FALSE なら完全一致の場合のみ検索結果が出ます。

 

RANK関数

ランク関数は名前の通り順位をつける関数です。

RANK関数の式は以下の通りです。

RANK(数値,範囲,参照)

  • 数値は順位をつけたい数値でセルの番地でもOKです。
  • 参照は順位をつけたいセルの範囲を入れます。
  • 順序は昇順、降順どちらでの順位かを指定するもので、降順は「0」昇順は「1」を入れます。

実際に下記のテストの点数の表に順にをプラスしてみましょう。

順位の項目にRANK関数を入れていきます。この時、注意したい点が参照の範囲指定を絶対関数にすることです。関数を入れる場所が1つだけの場合は必要ありませんが、他にもあり下方向にドラッグして他のセルにも関数を入れる場合は、絶対参照にしなければ範囲がずれていきます。

全ての項目に順位を入力し、完成です。

2つ以上の関数を組み合わせて使う

関数を組み合わせて使うことができると、かなり応用が利きます。また、手間が減ったりセルの数を少なくできて、見た目がすっきりするなどのメリットがあります。

例えば、SUM関数とIF関数を組み合わせることで、合計点数を判定したり、IF関数とADNやOR関数を組み合わせることで、複雑な条件での判定が可能になったりします。

今回は例として、テストの合計点で判定し、合格不合格を表示するという計算を1つのセルでやってみましょう。今回は条件として、国語と数学の合計点が160点以上の場合は合格とします。

まずはSUM関数の部分を入れていきます。通常通りSUM関数で国語と数学の点数の合計を求めるとともに、160点以上かどうかの判定を入れていきます。

次に外側にIF関数を設置して入れ子の状態にします。今回はそこまで複雑な物ではありませんが、組み合わせる数が増えていくとどこまでがどの関数の範囲か分かりずらくなっていくので、注意してください。

今回の数式は以下のような内容となっています。

=IF(SUM(範囲)>=条件,”Trueの場合”、”Flaseの場合”)

最後に判定したい範囲全体にドラッグして完成です。

中級講座:分からない作業もネットで調べてできるようになる

このほかに中級レベルでできるようになっておきたいこととして、わからないことも調べながらできるようになるというのがあります。この記事はもちろんですが、Excelの使い方の情報はネットに星の数ほど存在し、ほとんどが無料となっています。Excelの使用方法や関数などは必ずしも覚える必要は全くなく、その時その時で調べながら、よく使うものを徐々に覚えていくということができれば十分です。

まとめ

この記事ではExcelの中級レベルの内容について解説していきました。

データ入力やショートカットキー、簡単な関数などを覚えた方はぜひもっと発展的な内容を勉強して、Excelを使いこなせるようになりましょう。この記事があなたのITライフのお役に立てれば幸いです。

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